リモートワークを加速するツール選定方法とコミュニケーション問題解決法！
リモートワークの管理ツールを導入してみたがなんか違うな、どうも自社に合わない、なんてことになると導入費用や使い方の研修コストなどが無駄になってしまいますよね。
ツールの導入にあたり、メリットデメリットをしっかり把握し、選び方のポイントを押さえてチームにぴったりのものを選べるようになりましょう。
今回のブログ記事ではテレワークや在宅勤務に欠かせないツール導入に必要な選び方のコツや導入事例などの情報を一挙に紹介します。
まずはリモートワークのツールのメリットデメリットの解説です。
リモートワークツールのメリット
テレワークは現代の働き方のトレンドとなり、効率的な作業環境を構築するためにツールの活用が不可欠です。以下では、リモートワークツールのメリットについて解説します。
ワークライフバランスの向上
リモートワークツールを使用することで、時間と場所に縛られずに働くことができます。これにより、通勤時間の削減や柔軟な働き方が実現し、自己のワークライフバランスを向上させることができます。
例えば、オフィスに通勤する必要がないため、通勤時間を節約できます。往復1時間の通勤時間が毎日ある場合、週に5時間、月に20時間以上もの時間を節約できます。この時間を有効活用することで、自己の趣味やプライベートな時間に割り当てることができます。
また、作業時間のフレックスタイムを採用している会社の場合、朝の早い時間や夜遅い時間帯に集中して仕事をすることができれば、昼間は自由に時間を使うことができます。
主婦で在宅ワークの副業などをしている方では、子供の送り迎えや家事の合間に仕事を進めたり、ランチタイムに運動や趣味に時間を使ったりすることができます。これにより、仕事に集中できるだけでなく、プライベートな時間も充実させることが可能となります。
作業の可視化
リモートワークツールには、プロジェクト管理やタスク管理の機能が備わっています。これにより、各メンバーの進捗状況や作業内容を可視化し、チーム全体での把握が容易になります。作業の進行状況や優先順位の把握がスムーズになり、生産性の向上につながります。
タスク管理の効率化
リモートワークツールは、タスクの割り当てや期限の設定、優先度の管理など、効率的なタスク管理をサポートします。自分の担当タスクや締切日を明確に把握できるため、時間の使い方を最適化することができます。
コミュニケーションの強化
リモートワークツールは、コミュニケーションを円滑に行うための機能を提供します。ビデオ会議やチャット、コメント機能などを活用することで、遠隔地にいるメンバーともリアルタイムでコミュニケーションを取ることができます。
コミュニケーションの円滑化は、チームの連携や意思疎通を促進し、業務の効率化に寄与します。
リモートチームの連携促進
リモートワークツールは、リモートで働くチームメンバーが円滑に連携できる環境を提供します。共有ドキュメントやファイルの共有、プロジェクトの進捗管理など、リモートチームのメンバー同士がスムーズに情報を共有し、協力して作業を進めることができます。
ファイル管理の簡素化
リモートワークでは、ファイルの共有や管理が重要です。リモートワークツールには、クラウドストレージや共有フォルダの機能があり、チーム全体でファイルを簡単に共有できます。ファイルのバージョン管理やアクセス権限の設定も容易に行えるため、ファイル管理の煩雑さを解消します。
リアルタイムなフィードバックと指示
リモートワークツールを活用することで、リアルタイムでのフィードバックや指示が可能になります。ビデオ会議やチャットを利用して、メンバー同士が迅速かつ具体的なフィードバックを行うことで、作業の品質向上やスケジュールの調整がスムーズに行えます。
データのセキュリティとバックアップ
リモートワークツールは、データのセキュリティとバックアップにも配慮されています。データの漏洩や喪失を防ぐためのセキュリティ機能や自動バックアップ機能が提供されており、データの保護と安全な作業環境を提供します。
以上がリモートワークツールのメリットの概要です。次の章では、リモートワークツールのデメリットについて詳しくご説明します。リモートワークの導入における悩みや課題を解決するために、デメリットもしっかりと把握しておきましょう。
リモートワークツールのデメリット
リモートワークの導入には多くのメリットがありますが、同時にいくつかのデメリットも存在します。リモートワークツールの利用に伴う懸念事項や課題について理解し、それらを解決するための具体的なアプローチを考えていきましょう。
利用するまでの学習コストがかかる
リモートワークツールの導入には、従業員が新しいツールの使用方法を学ぶ必要があります。特に、以前に同様のツールを使用した経験がない場合や、技術的な知識が不足している場合には、学習コストがかかる可能性があります。
導入計画の中に、使い方の研修の時間や講師の費用なども組み込んでおきましょう。
この課題はツールの運営でも把握しているため、導入してから一定の期間はサポートする、マニュアルを配布するなど対策を行っています。また、導入前に専門のサポーターがヒアリングしてくれる場合もあります。
従業員に対する適切なトレーニングや教育プログラムは必要ですが、リモートワークツールの提供元が提供するオンラインドキュメントやチュートリアルを活用することで、従業員が効果的にツールを利用できるようサポートが可能です。
また、同僚や上司とのコミュニケーションを通じてお互いに学び合う文化を醸成することも重要です。
ツールの操作の複雑さによるストレス増加
一部のリモートワークツールは操作が複雑であり、従業員にとってストレスの原因となることがあります。操作が煩雑で時間がかかると、本来の作業に集中することが難しくなり、生産性の低下やストレスの増加につながる可能性があります。
この問題を解決するためには、使いやすさと操作性が優れたツールを選定することが重要です。ユーザーレビューや評価を参考にしたり、テストメンバーを社内で募り無料トライアルで実際に操作してみたりしながら、操作がシンプルで直感的なツールを選びましょう。
また、従業員からのフィードバックを積極的に収集し、改善点や課題を把握することも大切です。
セキュリティ上の懸念事項
リモートワークでは、従業員が個人のデバイスやネットワークを使用して業務を行うため、セキュリティ上の懸念事項が生じる場合があります。例えば、デバイスの紛失や盗難、不正アクセスなどが考えられます。
これに対処するためには、セキュリティ対策を徹底する必要があります。従業員に対して、強力なパスワードの設定や定期的な変更の促進、デバイスの暗号化、セキュリティソフトウェアの導入などを推奨しましょう。
さらに、リモートアクセス時のVPN（仮想プライベートネットワーク）の使用や二要素認証の導入など、より高度なセキュリティ対策を検討することも重要です。
また、外部からの攻撃に備えるだけでなく、従業員がリモートワークに関する規則を遵守することも重要です。
例えば
- 公共のフリーwi-fiでは作業を行わない
- 会社から配布されたPC以外で作業を行わない
- 作業を行うPCには不要なソフトはインストールしない
などのガイドラインを作り不要なリスクを避けるようにしましょう。
データの保護とプライバシーの問題
リモートワークでは、従業員が自身のデバイスやクラウドベースのツールを使用して業務を行います。しかし、個人のデバイスやクラウド環境におけるデータの保護やプライバシーの問題が懸念されます。
これに対処するためには、従業員に対してデータ管理とプライバシー保護の重要性を啓発しましょう。データのバックアップや暗号化、ファイアウォールの導入、データの共有時には適切なアクセス権限の設定などが必要です。
また、プライバシーポリシーの策定や従業員の個人情報の適切な取り扱いについても明確に定めることが重要です。
個人のデバイスを使用することで、デバイスの紛失や盗難のリスクが増えます。例えば、従業員が自宅やカフェで作業している際にデバイスが盗まれた場合、機密情報や個人情報が漏洩する可能性があります。
また、クラウドストレージに機密情報をアップロードした場合、アクセス権の不備やセキュリティの脆弱性によって情報が漏洩する可能性も考えられます。
以上の具体的な例から分かるように、リモートワークではデータの保護とプライバシーの問題に対処するための対策が不可欠です。
組織は従業員に対してセキュリティ対策やプライバシー保護のガイドラインを提供し、適切なトレーニングや意識啓発を行うことで、リモートワーク環境におけるデータの安全性とプライバシーの確保を実現することが重要です。
ツールに頼りすぎることでコミュニケーションの質が低下する可能性
リモートワークツールはコミュニケーションを支援するための重要なツールですが、適切に活用しない場合、コミュニケーションの質が低下する可能性があります。
ツールに頼りすぎることで、直接的な対話やリアルなコミュニケーションが不足し、情報伝達や意思疎通に支障をきたすことがあります。
また、コミュニケーションツールの利用方法やマナーに関するルールが不明確な場合、混乱や誤解を生じる恐れもあります。
これを回避するためには、適切なツールの選定と活用方法の明確化が必要です。チームメンバーに対してツールの適切な使用方法やコミュニケーションの基本原則を教育し、リモートワークツール独特のメッセージ上でのコミュニケーションスキルを身につけるよう支援しましょう。
ツールの選択がユーザーのニーズに合わない場合の機能制約
ツールの選択はリモートワークの成功において重要な要素ですが、ユーザーのニーズに合わないツールを選択した場合、機能制約や不便さが生じる可能性があります。
ツールの選定にあたっては、まず従業員のニーズや業務の特性を把握しましょう。また、複数のツールを比較検討し、使い勝手や機能性、セキュリティなどの要素を考慮して選択することが重要です。
さらに、ツールの導入前には試用期間やデモンストレーションを行い、実際の使用感を確認することも有効です。
リモートワークツールのデメリットには様々な課題がありますが、これらの課題を理解し、適切な対策を講じることでリモートワーク環境をより効果的かつ安全に運用することができます。
適切なリモートワークツールの選定
リモートワークを効果的に導入するためには、適切なツールの選定が重要です。この章では、Web会議システム、ビジネスチャットツール、勤怠管理システム、ナレッジ共有ツールの選び方とポイントについて詳しく解説します。
Web会議システムの比較と選び方のポイント
Web会議システムはリモートワークにおいてコミュニケーションを円滑にするための重要なツールです。適切なWeb会議システムを選ぶためには以下のポイントに注目しましょう。
機能と使いやすさのバランス
必要な機能を備えつつ、シンプルで使いやすいインターフェースのWeb会議システムを選びましょう。
基本的なビデオ通話やチャット機能だけでなく、画面共有やドキュメント共有、ホワイトボード機能など、様々な機能を提供しています。
まずは、自分やチームが日常的に使用するであろう機能を洗い出し、それらの機能が備わったシステムを選びましょう。例えば、プレゼンテーションを頻繁に行う場合には、スクリーン共有機能や注釈機能が必要です。
また、グループワークやディスカッションを行う場合には少人数の複数グループに分けられるブレイクアウトルームが作れる機能もあるといいですね。
機能と使いやすさのバランスを考慮し、自身やチームのニーズに合ったWeb会議システムを選ぶことで、効果的なリモートコミュニケーションを実現しましょう。
画質と音質の品質
周りの音を拾いすぎたり、反響音が聞こえてきたりするのも円滑な会議進行の妨げになります。
こういった問題を防ぐために、映像圧縮技術や帯域幅の最適化、ノイズキャンセリングやエコーキャンセリングなどの機能がついていることが望ましいです。
デフォルトでついているのか、オプション設定でオンオフする必要があるのか、使用前には必ず確認が必要です。
一部のシステムでは、音声の自動増幅機能や音声調整機能も備わっており、参加者の声が均一に聞こえるように調整することができます。
会議の参加人数が多くなればなるほど、映像と音声が遅延なくはっきり伝えることができる性能や機能が重要になってきます。
ユーザーサポートの充実
トラブルや問題が発生した場合、迅速かつ適切なサポートを受けることは非常に重要です。
ツールの提供元が24時間体制でのサポートを提供しているか、または迅速な対応が期待できるかを確認しましょう。
メールやチャット、電話など、複数のコミュニケーション手段が用意されているかも重要なポイントです。また、利用者コミュニティやオンラインフォーラムなどの情報共有の場があるかどうかも確認しておくと役立ちます。
また、リモートワークでは、Web会議やファイル共有などのインターネットを介して業務が円滑に行われる必要があります。頻繁にサーバが落ちたり、不具合が発生しているようなツールでは納期が迫っているときや重要な会議のある時に使えない、なんてこともあります。
ツールの提供元が定期的なメンテナンスやアップデートを行っているか、障害発生時の復旧力が高いかを確認しましょう。また、過去の利用者のレビューや評価も参考になります。
適切なリモートワークツールを選ぶためには、ユーザーサポートの充実と安定した運用に注目しましょう。
ビジネスチャットツールの特徴と選び方のポイント
ビジネスチャットツールはリモートワークにおいてチームのコミュニケーションを円滑にするための重要なツールです。適切なビジネスチャットツールを選ぶためには以下のポイントに注目しましょう。
メッセージツールの対応キャパシティは適切か
チームの規模に応じて適切なスケーラビリティを持ったビジネスチャットツールを選びましょう。
ビジネスチャットツールには、同時に利用できるユーザー数の制限がある場合があります。一部のツールでは、有料プランでもグレードによってはユーザー数が制限されていることがありますので、チームの人数に合わせてプランを選ぶ必要があります。
また、アカウントごとに月額料金が必要なのか、プランで料金が固定なのかも重要な要素です。
大規模なチームで使用する場合や将来的なチームの拡大を見越して、スケーラブルなツールを選ぶことが重要です。
グループやチャンネルの作成
ビジネスチャットツールでは、グループやチャンネルを作成してメンバーを分けることができます。大規模なチームや複数のプロジェクトを管理する場合には、適切なグループやチャンネルの作成が必要です。
ツールが複数のグループやチャンネルの作成や管理をサポートしているかを確認し、チームのコミュニケーションを効果的に整理できるツールを選びましょう。
通知とアーカイブ機能
メッセージの保存容量や履歴の保持期間が設定されている場合があります。長期間のメッセージの保存や重要な情報の共有を行う場合には、保存容量や履歴の保持期間に注意を払いましょう。
必要に応じて、十分な容量を持ったツールを選ぶことで、情報の追跡やアーカイブの管理がスムーズに行えます。重要なメッセージやアーカイブデータを見逃さないために、通知機能やメッセージの保存機能が備わっているビジネスチャットツールを選びましょう。
モバイルデバイス対応しているかどうか
パソコンが使えない場面や急な出先での連絡が入った場合でも、スマートフォンやタブレットからも利用できるモバイル対応のビジネスチャットツールだと安心ですね。
アプリからではブラウザ版に比べ機能が制限されていることもあります。どの程度使えるものが確認してから使いましょう。
勤怠管理システムとナレッジ共有ツールの重要性と選び方
勤怠管理システムとナレッジ共有ツールはリモートワークにおいて生産性の向上と業務効率化に貢献する重要なツールです。適切な勤怠管理システムとナレッジ共有ツールを選ぶためには以下のポイントに注目しましょう。
勤怠管理システムのポイント
従業員の勤怠・打刻状況や出勤簿の把握、給与計算のための集計を自動で行うことできるシステムですが、監視システムなどもついているため予算や減退使っているツールとバッティングしないか確認する必要があります。
基本的には以下の機能が使いやすいかが判断材料になります。
- 出退勤の記録と承認機能があるかどうか
- 休暇申請や労働時間の管理ができるかどうか
- 労働時間の集計やレポート作成が容易かどうか
ナレッジ共有ツールのポイント
wikiのシステムのように業務に必要な情報を一括でまとめられ、かつ、検索が簡単であることが求められます。notionのようなメモ帳、データの記録、タスク管理、データを共有できるなど多目的に使えるものもおすすめです。
以下の点を気を付けて自社に必要なものを選びましょう。
- ドキュメントの作成と編集が容易かどうか
- 検索機能やタグ付け機能があるかどうか
- ファイルのバージョン管理ができるかどうか
適切な勤怠管理システムとナレッジ共有ツールを導入することで、労働時間の管理や情報共有の効率化を図り、チームの生産性を向上させることができます。
この章では、適切なリモートワークツールの選定について解説しました。ビジネスチャットツールや勤怠管理システムとナレッジ共有ツールはそれぞれ役割が異なるので同じツールに入っていない場合もあります。
自社で導入しようとしているツールの機能には何があるか、自社が必要としている機能は何か、を明確にして適切に導入することで、リモートワーク環境におけるチームのコミュニケーションや業務効率を改善し、生産性の向上につなげることができます。
次章では、成功事例を紹介します。
リモートワークツール導入での成功事例の紹介
リモートワークの導入に成功した事例を紹介します。これらの事例から、リモートワークツールの活用方法や成功のポイントを学びましょう。
株式会社 ＤＴＳ 導入ツール：Zoom Meetings、Zoom Chat
株式会社 ＤＴＳは顧客企業に対し最適なDX化をコンサルティングする企業です。
コロナ禍における対応では、感染拡大防止でソーシャルディスタンスを保ちながら業務を滞りなく行うために試行錯誤が続いたといいます。
2020年春に導入されたテレワーク制度に伴い、Web会議ツールの導入が行われましたが、導入範囲は課長以上の役職者に限定されたため管理職同士の会議などにのみでの利用にとどまりました。
さらに、ほとんどの社員は旧来の手段でコミュニケーションを行っていると報告もありました。導入範囲を限定してしまった結果、円滑な組織運営が阻害されてしまったのです。
Zoomの担当の方から提案されたアクティブホストプランは有償ライセンスを提供するユーザ数に対して課金数を最小限でき、70％のコスト削減が見込めることから導入を決定したのです。
また、導入に際しては社員から多くの問い合わせやサポートが来ると予想されましたが、CSMのサポートが大変充実していました。
プロジェクトメンバーや社員教育用の動画制作にも協力が得られ連携もスムーズに行え、その結果利用率は目標を達成し、導入前の予想値より20-30%上回っていました。
Zoomの導入により、役職に関係なく誰でも簡単にWeb会議やチャットができる環境が実現し、テレワーク下でも効果的なコミュニケーションが可能なりました。部署やプロジェクトごとの情報共有やコラボレーションも容易になり、積極的なメンバーの間は業務のコラボレーションも発生するようになったのです。
コロナ禍が終焉してもテレワークが中心の働き方は今後も変わらず、Zoomのソリューションは重要な存在であり続けと思います。長期的な利用を見据え、充実したサポートは非常に心強いと感じています。と導入担当の方も語っていました。
合同会社DMM GAMES 導入ツール：Chat work
DMM.comグループでゲームの開発・運営事業を展開、2011年よりDMM GAMESプラットフォームを開始しました。代表作に「艦隊これくしょん」「刀剣乱舞-ONLINE-」などがあります。
DMM GAMESでは2017年8月よりグループ全体でSlackを導入していましたが、社内用のツールをchatworkに切り替えました。
Slackは機能が多く、使い方や設定など最初に決めるべき点が多かったため活用しきれなかったようです。また、設計思想が日本向けではなかったため社内になじまなかったことも切り替えの原因の一つとしてあげています。
色々比較検討した結果、国産ツールのChatworkが機能面やユーザーインターフェースの面でもあっていたので社内導入の決め手になったのです。
日本人にはある程度クローズドなツール設計が合っているようです。
たとえば何かを検索する際も、Slackはデフォルトではオープンになっているものすべてが引っかかるので、必要な情報にすぐにたどり着くことができないのです。
そもそもSlackの”オープンなグループチャット”というのは日本的な感覚からすると新しい概念でした。日本人は昔から慣れている従来のコミュニケーション可能なChatworkの方が使いやすかったようです。
チャットワークでは、タスク機能や概要欄も便利で概要欄にはグループチャットの趣旨を書いておいたり、プロジェクトの参考リンクを書いておくでき、スレッドとして流される上部に固定するため頻繁に使っているようです。
さらに、チャットでのコミュニケーションは「お世話になっております」のような定型文を必要としない分、レスポンスはメールに比べ圧倒的にChatworkのほうが早いですし、スピード感がまるで違います。もうメールには戻れないなと思いますね。との声もあります。
ゲーム開発はスピードが重要なので、Chatworkによる効率化が寄与する面は大きいです。全国にオフィスがあるので、拠点間コミュニケーションという意味でもChatworkは欠かせません。プラットフォーム開発本部は語っています。
chatworkを導入したが、グループ会社とのやり取りやプロジェクトによってはSlackを使っています。使い分けも重要とのことです。
株式会社カウシェ 導入ツール：gather
gatherを使い始めたのは、約1年ほど前です。コロナ渦に創業してオフィスに出社しないで人とやり取りをする際、実務の会話以上のコミュニケーションがなかなか難しくて、その壁をどう乗り越えていくのかというタイミングでGatherに出会い使い始めました。
オフィスの構成は島になっていて、用途に合わせて様々なスペースを遊び心を入れながら作成しました。
導入に際して、MTGは基本的にGatherでやりましょう。という方針と、MTGエリアの基本的な分類があるだけでした。
例えば、右側の土間エリアは1on1等のクローズドな内容を話すときに使う、それ以外のMTGは体育館や寒い部屋を使う、雑談は酒場で行うという感じで場所ごとに、緩い利用目的を決めたことで「ここに行けばこういう目的の人がいる」という事が浸透し、習慣となったことが継続的な利用に繋がっている印象です。
Gatherを一番最初に使い始めたときに遊び心で作ったのですが、弊社が創業した際の最初のオフィスは、代表取締役の門奈の実家のレストランのバックヤードだったのですけれど、そのバックヤードを再現した部屋にになっています。
オフィスを作る際に「こんなのあったらいいよね」という声の中から作れそうなものを作ってみました。隣の部屋は「寒い部屋」と呼ばれているのですが、営業チームがよく使っているようです。
判断できる情報が文字情報しかない中で、相手もすぐに返事ができる状態ではないこともありますし、相手の状態が見えにくいことが不安に繋がりますが、gatherだとチャットで「少しお時間いいですか？」とお伺いを立てる必要もなく、ふらっと相手に話しかけられるので、話しかける最初の一歩のハードルを大きく下がって、不安感の解消だけでなく、事業スピード的にも早くなりました。
アバターやステータス欄を一目見て相手が話しかけていいかわかるので「この進め方であっているだろうか？」「後にした方がよいだろうか？」といった迷いがなく、相手に聞くことができているのでコミュニケーションでの不安やストレスなく仕事ができている実感があります。
MTG前になると、メンバーが遅刻しないようにGather上をいそいそと移動したり、会議が終わると自席に戻っていったり、そういった様子が目に見えるのも、実務には関係ないですが、遊び心がある一体感を感じられるポイントとして皆の感性とマッチしたのかもしれません。
オンライン上だと、自席の概念がないですし、関係者かそうでないかを示す社員証も不要になったので「自分がこの組織に所属している」というアイデンティティがなくなっているのですが、Gather上だったら一体感を感じられるし、自分の居場所を作ることができるということを実感したことも定着の大きなポイントだと思います。
詳しいインタビューの様子はこちらの記事でご覧いただけます。
様々な会社がツール導入に際して試行錯誤をして定着させている様子がわかりますね。
ポイントは
- 導入範囲を限定せずに全社的に行うこと
- 社内の風土に合った使い心地のものを使うこと
- ツールは複数を使い分けてもよいこと
- リモートオフィスでは役割をはっきりさせること
が重要と言えます。
コミュニケーションをいかに全体で取れるか、スピーディにやり取りができるか、ということも定着には重要です。
自社に導入するときはどういう目的でどういうツールを必要としてるかをメンバー全員にアナウンスして共通の認識のもと使っていきましょう。
導入事例はツールの公式ページに掲載されていることが多いので、参考にしてみてください。
まとめ
リモートワークのツール導入のメリットデメリットと選び方、導入事例をまとめて紹介しましたが、いかがだってでしょうか？
ツールはそれぞれの機能をお客様に使ってもらえるようにブラッシュアップしたものです。
正しく使うことによって、現実のオフィスよりも使い勝手よくタスクを管理し、メンバーともやり取りができるようになります。
もし導入で困っていることがあったら、ツールのヘルプサポートに問い合わせてみましょう。
手厚いサポートが得られるはずです。
セキュリティの懸念や導入までの金銭的コストと人的コストがかかることは念頭に置きながら、メリットを活かせるよう自社に必要な機能や規模感を明確にして導入プランを作成することが重要です。
もしgatherの導入に興味がある場合は、以下のお知らせをご覧ください。
現在２Dメタバースオフィス「Gather 」は最大10名まで無料で利用が可能です。
バーチャルオフィス、オンラインイベントなど幅広く活用いただいておりますが、大人数での使用感など、実際に利用してみないとわからない…という方も多くおられるかと思います。
そんな皆様へ、1ヵ月間Gatherを無料でお使いいただけるトライアルが可能な
「Gather無料トライアル」をご用意しております。
1ヵ月間に限り11名以上無料で利用が可能な他、今後のGatherの利用にあたっての活用方針のサポートを行うキックオフMTGの実施や、チームメンバーにGatherの利用方法を説明する際に活用できる基本操作ガイドの送付といった特典を利用できます。
問い合わせは下記まで、よろしくお願いいたします。
お問合せ・申し込みフォーム
https://localsquare.co.jp/trial
