HubSpot API連携で実現する業務効率化!あなたのビジネスを変革する方法

目次

はじめに

デジタルマーケティングを進化させていくために、HubSpotの導入を検討している会社やマーケティング担当者は近年増加しています。

特にBtoB事業を展開する企業が、導入を検討するケースが増えています。

一方で、導入したものの使いこなせていないという企業は、非常に多く、他のツールを含めた膨大な情報を管理しなければならないという課題もあります。

そういったデータ連携が可能になると、問題を解決することができます。

現在利用している企業や、導入を検討している企業にとって、HubSpotのAPI連携機能の利用は、簡単に使いこなすことができるため、非常にお勧めします。

この記事では、API連携が何か、そしてHubSpotを介したAPI連携のメリットと具体的にどのように連携を行うかについて詳しく解説いたします。

APIとは

まず、APIとは何かというと、「アプリケーションプログラミングインターフェース」の略称です。

簡単に述べるとソフトウェアやウェブサービス間の通信を可能にするインターフェースのことを指します。

インターフェースとは、異なるシステムや機器が互いに通信を行うための接点です。

物と物を例えにするならば、電話と電話線の関係に似ています。電話機は人と人とのコミュニケーションを可能にする装置であり、電話線はそのコミュニケーションが実際に行われるための道筋、つまりインターフェースと言えます。

このAPIは、幅広い分野で使用されています。

例えば、LINEを通じて宅配の不在通知が届くことや、YouTubeのおすすめ動画が表示されるのも、APIの活用例です。

企業では、使用しているソフトウェアの数が平均で200を超えると言われており、複数のアプリケーションを一括管理することが非常に重要になってきている状況です。

このAPI連携の仕組みについてですが、基本的には、リクエスト(要求)とレスポンス(応答)という過程を経て行われます。リクエストを行うのはAPI利用者でレスポンスを提供するのはAPIの提供側です。

利用者がリクエストを行い、APIが仲介者として提供者側に情報を送るという仕組みになっています。そして、APIを介してサービスから利用者に返信が行われるのです。

API連携のメリットとデメリット

APIについて解説しますが、メリットとしては、まず生産性の向上があります。システム間の連携により、ヒューマンエラーの減少にもつながります。

これにより、担当者の負担を軽減できます。連携を行うことで工数を削減し、本来の業務に集中する時間を確保できます。
また、自社でのプログラミングが不要になるため、アプリ開発のハードルを下げることが可能です。結果として、社内の開発リソースを節約し、セキュリティレベルを向上させます。

システムの規模や、種類にかかわらず、安全性を高めていくことが重要です。自社で全てを一貫してアプリ開発を行うと、社内の情報セキュリティのリソースが不足している中小企業やベンチャー企業では、専任の担当者がいないことが多いですよね。

そこで、セキュリティレベルが担保されたAPIを利用することで、開発リソースが不要になり、その分、開発リソースの節約になるのです。他社の信用を借りて他のサービス提供が可能になることはあります。

デメリットとしては、API提供側のサービス提供が停止される可能性があります。その結果、連携自体ができなくなる場合があり、自社のサービスがそれに依存している場合は業務全般が停止するリスクが生じます。

したがって、基本的には自社のサービスの核となる技術を持っておき、不足分をAPIで補うという考え方が妥当でしょう。また、利用停止だけではなく、サーバに障害が発生すると連携失敗が起こり得ます。

APIを利用して開発を行う際には、API提供元がサービスを停止してしまった場合、サービス自体の信頼性が低下するというリスクもあります。

したがって、このような事態を事前に予測し、代替案を準備しておくことが重要です。

API連携をする5つのメリット

①業務の効率化

まず一点目として、データの入力作業や処理が必要な業務を自動化することができます。

これにより、手動で行っていた作業を自動化し、プロセス全体の作業時間を削減することが可能です。また、APIの開発にはプログラミング知識が必要で、多くの時間とリソースが消費されますが、既存のAPIを利用することで、専門知識がなくても高品質な機能を実現できます。

②作業コストの削減

作業コストの削減についてです。

多くのAPIが無料で提供されており、プロプランとの違いはリクエスト送信回数に制限があることが多いです。
しかし、自社で全てを開発するに比べれば、APIを利用することで開発コストを大幅に削減することが可能です。

③様々なアプリとの連携ができる

3点目は、様々なアプリとの連携が可能であるという点です。

HubSpotは、マーケティングツールとして世界トップのシェアを持っており、公式に連携可能なアプリの数も年々増加しています。

後ほど詳しく解説しますが、ZoomやGmail、Googleスプレッドシートなど、多くの方が使用しているツールとのAPI連携が可能になります。

④セキュリティの向上

4点目はセキュリティの向上です。

API連携を通じてセキュリティを高めることができます。APIを提供している企業は通常、高水準のセキュリティ対策を行っています。

そのため、APIを利用することで、企業自身がセキュリティを担保する必要が少なくなります。

⑤付加価値を提供できる

第5番目は、付加価値を提供できることです。APIを利用することで、低コストでサービスを提供できるようになります。

様々なサービスを提供することができるようになり、結果として顧客の満足度が高まり、付加価値の向上にも繋がります。

自社のサービスに認知度の高いアプリを連携させることで、より多くの人々にサービスを利用していただけるようになります。

「誰でも簡単に使える」という点が非常に重要です。実際にAPI連携が可能なお勧めのツールの紹介をしましょう。まずはSlackから始めます。

連携する上で筆者のおすすめツール

Slack(スラック)

チームでコミュニケーションを行う際には、会社の絵文字が使えるなど基本的な機能が備わっており、検索機能を使って過去のメッセージやファイルを検索できます。

また、個別チャットやグループを簡単に作成することができます。このSlackと連携することが可能で、アプリケーションをつなげることにより、新しい更新情報やタスクの追加、メッセージの受信などをSlack上で通知として受け取るように設定できます。

メッセージ上でHubSpotの必要に応じたチケットやタスクを作成できるのは大きなメリットであり、社内コミュニケーションがスムーズになります。

このため、HubSpotとの連携は非常にお勧めです。

Zoom(ズーム)

次に、Zoomはオンライン会議で使用でき、基本的には40分の無料利用が可能です。ZoomとHubSpotを連携させることにより、イベントの申し込みや受付、参加者管理を効率的に行うことができます。

例えば、ミーティングの調整を簡単にできる機能を利用して、ZoomのURLを顧客に自動的に送信することができます。

これは、自社でセミナーやウェビナー、または社内ミーティングをオンラインで実施しているフルリモートワークの環境で特に有効です。

SalesForce(セールスフォース)

セールスフォースは、見込顧客との接点を作り出し、商談成立までの一連の過程を効率化し、最大化することを目的としたプラットフォームです。

HubSpotと一部機能が重複していますが、マーケティング、営業、カスタマーサポート、アプリケーション構築など、複数の部署が連携できる機能を備えています。

基本的に、様々な部署の情報を一元管理し、セールスフォースと連携させることによって、営業アプローチの優先順位付けや時間節約、意義ある顧客との関係構築、成約率の向上など、営業データを営業チームが活用する際には推奨されます。

一般的な活用事例として、オートメーション機能を持つHubSpotでリード育成やマーケティングを行い、CRMであるセールスフォースに連携させることが多いです。

マーケティングと営業活動を連動させることを推奨します。

Canva(キャンバ)

Canvaというデザイン作成ツールは、無料版でも利用が可能であり、準備されたテンプレートを編集するだけで高品質なデザインを作成できるため、人気があります。

このCanvaをビジネス上で利用する際、HubSpotとの連携を設定することで業務を効率化できます。ブログで使用するクリエイティブな画像をCanvaで素早く作成し、スムーズにHubSpotブログに反映させる方法もあります。

主にCanvaでブログ記事のイラストを作成している方にお勧めです。

Google WorkSpace(グーグルワークスペース)

続いて、「Google WorkSpace(グーグルワークスペース)」というGoogleが提供する企業向けの情報共有システムについてです。

個人向けのサービスとは異なり、高い安全性を誇り、充実したサポート体制のもと、GmailやGoogleカレンダーなどを利用できます。

連携させることで、Gmail上で顧客とのやり取りをHubSpotの履歴として保存し、追跡できる点が便利です。

HubSpotを利用すると、過去に行ったコミュニケーションを一目で確認できるようになります。

また、サイト内で直接ミーティングのリンクを生成し、予約された会議はGoogleカレンダーに記録されるため、日時の入力が不要になります。

HubSpotでの連携方法

①アプリマーケットプレースから接続する

HubSpotでの連携方法は4つありますが、最初の方法はApp Marketplace(アプリマーケットプレイス)から接続することです。

ここには1,000件以上の連携可能なサービスがあり、審査基準を通過した高品質のコンテンツがラインナップされています。

②既存の自動化ツールを利用する

自動化ツールとして、アプリマーケットプレイスに適切なアプリが見つからない場合は、ZapierやIntegromatなどのツールを利用することをお勧めします。

これらは無料で使用でき、多くのソフトウェア間の接続を可能にするため便利です。

特に、Googleスプレッドシートやコンタクト作成ツールとの連携が知られています。例えば、FacebookやGoogleクラウドストレージなど500以上のアプリとコードなしでの接続が可能です。

③自社でコードを作成して連携する

また、JavaScriptなどのプログラミング知識を持っていれば、独自の自動化を作成し、システムを連携させる方法もあります。

マーケットプレイスや自動化ツールを使用した連携が可能であれば、それらを活用することが良いでしょう。

既存のサービスがどの程度対応しているかを調べることが重要です。自分でコードを書いてHubSpotと連携する場合、接続先のサービスもAPIを公開している必要があります。そのため、情報システム部門を中心に組織的に進めることをお勧めします。

④HubSpotパートナーに相談する

自社のリソースだけでプロジェクトを進行することが困難な場合、専門のパートナー企業に相談することをお勧めします。

パートナー企業はZapier連携だけでなく、様々な面でメリットを提供できます。たとえば、シナリオの設計や業務プロセスの改善提案を受けられます。

また、成功した事例を持つパートナーは多く、不明点や利用方法について細かくサポートを受けられる点も大きな利点です。

パートナーを選定する際に考慮すべき点は、自社の課題やニーズに合致する支援実績があるか、希望するサポートの範囲に見合ったコストが設定されているかです。これらを総合して判断し、パートナー選びを推奨します。

API利用における注意点

定期的なキーの更新

APIを利用する上での注意点として、APIキーを定期的に更新することが重要です。

担当者が移動したり退職したりすることも考慮しておく必要があります。

APIキーを作成すると、Eメールで通知が届き、サイドバーにもお知らせが表示されます。そのため、およそ6ヶ月を目安にAPIキーを変更することが推奨されます。

APIキーの変更手順は以下の通りです。

まず設定アイコンから「連携」に進み、「APIキー」を選択します。

次に、表示されたキーをクリックしてコピーします。

その後、アクションのプルダウンメニューから「キーをローテーションする」を選択し、「今すぐこのキーをローテーションして期限切れにする」をクリックします。

利用における回数制限があること

また、APIの利用には回数制限があるため、これに注意する必要があります。

APIの利用には10秒ごと、または1日あたりのリクエスト数に制限があります。

多数のアプリを接続したり大量のデータを送信したい場合は、プロフェッショナルプランの検討が必要です。利用制限の詳細については、公式サイトのAPI使用ガイドラインを参照してください。

いかがだったでしょうか?

API連携のメリットや外部サービスの利用についても説明しましたが、一から開始するとリソースが大きくかかるため、手軽に始められる方法を考えることが重要です。APIを利用してビジネスを拡大してみることをお勧めします。

この記事を書いた人

金川 和也のアバター 金川 和也 Beyond Work Labo代表/メタバースとDXの専門家

BeyondWorkLaboの運営主です。
株式会社LocalSquareの代表で上場企業から中小企業まで
法人向けにメタバース活用支援やDX支援を行っています。

このサイトでは、「未来の働き方改革」をスローガンとしてメタバースから業務効率化、DX、AIなど明日の働くを"大きく変える"皆様に役に立つ情報をメディアを通して発信していきます。是非、役に立つなと感じたら拡散よろしくお願いいたします。

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