サテライトオフィスとは？導入のメリット・デメリットを解説
最近、多くの企業がテレワークを導入したり、働き方の多様化が進んでいます。
そのなかで各企業が様々なものを導入や導入の検討をしていますが、その1つが『サテライトオフィス』
今回の記事では、サテライトオフィスの特徴やそのメリット、課題を解説しています。
コスト削減やリスク管理などに関心のある企業にはメリットもありますので、ぜひ導入の検討をしてみてください。
サテライトオフィスとは？
サテライトオフィスとは企業の本社や事業所とは別に設置されるオフィスのことです。
支店に近い部分もありますが、サテライトオフィスは社員の働き方やライフスタイルを考慮して設置されることが多いです。
最近はテレワークなどにより働き方が多様になる中で、サテライトオフィスを活用する企業も増えています。
サテライトオフィスの特徴
サテライトオフィスの特徴は主に次の3つです。
- サテライトオフィスは、従業員が自宅や主要オフィスから近い場所に設置されるため、通勤時間や負担を軽減
- 従業員の住んでいる地域や交通の便が良い場所に設けられることが多く、生活の利便性の向上
- 従業員同士が近くにいるため、スムーズなコミュニケーションや情報共有
など柔軟な働き方を実現するためのものです。
例えば、本社に勤務する従業員が離れた地域に住んでいる場合、サテライトオフィスを利用することで、通勤時間や交通費を削減できます。
またサテライトオフィスは、地域に密着しているため、近隣の便利な施設やサービスを利用することも容易です。
さらに、同じサテライトオフィスに所属する従業員同士は、直接会って情報を共有したり、プロジェクトを進められます。
また、都心部にあるオフィスの賃貸料は高額であり、従業員の交通費や生活費などのコストも高くなる傾向があります。一方でサテライトオフィスは郊外や地方都市に設置することで、家賃や物件価格が安価に抑えコストを大幅に削減できます。
コワーキングスペースとの違い
サテライトオフィスに近いものでコワーキングスペースがあります。
コワーキングスペースもサテライトオフィスも場所を借りる点は同じですが、サテライトオフィスは企業の拠点としての利用が主体であり、コワーキングスペースは同じ場所を複数の個人や企業が共同で利用する場という違いがあります。
また使い方も異なっており、サテライトオフィスは特定の企業の部署やチームが利用し、社内の業務を遂行するために設けられます。一方、コワーキングスペースは異なる企業や個人が利用し、自由な働き方や交流の場の提供が特徴です。
例えば、大手企業のサテライトオフィスは、本社と連携しながら、特定の業務やプロジェクトを遂行するためのスペースとして利用されます。一方コワーキングスペースは、起業家やフリーランサーの利用が多く、他のメンバーや外部のネットワークとの交流、アイデアの共有を目的としています。
このようにサテライトオフィスとコワーキングスペースは、目的や利用方法の面で異なる特徴を持っています。
設置する地域ごとのサテライトオフィスの違い
サテライトオフィスは設置される地域によっても違いが出てきます。
設置される地域によってメリットも異なってくるので解説します。
都市部
都市部に設置されるサテライトオフィスの特徴は以下の二つです
- アクセスの便利さ
- ビジネスの活性化
都市部は交通網やビジネスインフラが発展しており、企業や従業員にとっての利便性が高い点でサテライトオフィスの設置に適しています。
また都市部には様々な業種や企業が集まっており、ビジネスの相互交流や連携の機会も多いです。
例えば都市部のサテライトオフィスは、主要なビジネスネットワークへのアクセスが容易であり、新たなビジネスチャンスの発見やパートナーシップの形成が促進されます。また都市部は多様な人材が集まるため、優れた人材の確保や人材間のコラボレーションもしやすい環境です。
郊外
郊外に設置されるサテライトオフィスの特徴は主に以下の二つです。
- 自然環境の恩恵
- 働きやすさ
郊外は都市部より自然環境が豊かな場所が多く、開放感や緑の多さが魅力です。また、交通渋滞や混雑を避けることができ、働きやすい環境が整っています。
例えば郊外のサテライトオフィスでは、自然の風景や緑に囲まれながら仕事ができるため、従業員のリフレッシュや創造性の向上に繋がります。また郊外には広々とした敷地や駐車場があり、オフィスの拡張や来客対応にも柔軟に対応できます。
地方
地方に設置されるサテライトオフィスの特徴は主に以下の二つです。
- 地域活性化
- 地方資源の活用
地方には独自の産業や資源が存在し、地域経済の活性化の貢献が求められています。サテライトオフィスの設置によって、地方の特産品や技術の発信・活用が促進され、地域の成長に寄与します。
例えば地方のサテライトオフィスでは、地域との連携や協力関係を築くことで、地方資源や地元企業の協力を受けながら事業展開が可能です。また地方は生活費が低い傾向にあり、自然環境や風土に恵まれた魅力もあり、従業員の定着やワークライフバランスの向上にも繋がりやすいです。
サテライトオフィスのメリット
サテライトオフィスを導入することで企業には以下のメリットがあります。
- 通勤時間の削減
- 交通費、家賃の削減
- 災害などに対するリスクの軽減
- 地方の優秀な人材を確保するなどに寄る人材不足の解消
通勤時間の削減
サテライトオフィスを導入することで、本社などよりも近いサテライトオフィスへの出勤が可能になり、通勤時間を削減できます。これにより、従業員はより効率的に働くことができます。
例えば従業員が通勤時間を仕事やプライベートの時間として活用できません。しかしサテライトオフィスを利用することで通勤時間を削減できたりその時間を仕事に充てたり、家族や趣味の時間に費やすことができます。
さらに通勤にかかるストレスや疲労も軽減され、従業員の働きやすさやモチベーションの向上につながります。
交通費や家賃の削減
サテライトオフィスの設置により、交通費や家賃の削減が可能です。
従業員の通勤には交通費が発生します。また本社や中心オフィスに比べてサテライトオフィスの家賃は低めに設定されていることが多いです。これにより、企業は家賃の削減と従業員の交通費の削減と経済的なメリットがあります。
このようにサテライトオフィスは企業、従業員にともに経済的なメリットがあり、働きやすさやモチベーションの向上、コスト削減につながります。
災害などによるリスク低減
サテライトオフィスの設置により、災害などによるリスクを低減できます。
分散したサテライトオフィスの設置は、災害時における事業継続性を確保するための重要な要素となります。災害や自然災害のリスクを分散させることで、企業は被害の影響を最小限に抑えることができます。
例えば、地震や洪水などの災害が発生して本社が被災した場合でも、サテライトオフィスが別の地域に設置されていれば、業務の一時的な移転や継続が可能となり業務が完全に止まるリスクも抑えられます。
また、サテライトオフィスは地域に広く分散して設置されるため、災害が発生しても全てのオフィスが同時に被害を受ける可能性は低くなります。
人材不足の解消・地方の優秀な人材の確保
サテライトオフィスの設置により、人材不足の解消や地方の優秀な人材の確保が可能となります。
サテライトオフィスは地方に拠点を設けることで、地域の優秀な人材を採用する機会を増やします。また地方での働き方を提供することにより、競争力の高い待遇や魅力的な労働環境を提供できます。これにより人材の流出を抑えつつ、優秀な人材を確保できます。
例えば、サテライトオフィスを地方に設置することで、地元の優秀な人材を採用する機会が増えます。また地方での生活環境や働き方の魅力を提供することで、都市部への転居を希望する人材を地方に留めることも可能です。さらに地方の大学や教育機関と連携し、若手人材の育成や採用に力を入れることも重要です。
サテライトオフィスのデメリットと課題
ただしサテライトオフィスの導入にあたってはデメリットや課題もあります。
現在考えられているデメリット・課題は
- 仕事の管理や評価基準があいまいになりやすい
- 社員間のコミュニケーションが取りづらい
- セキュリティの問題
- 業務を行うための環境整備
があります。
仕事の管理と評価基準があいまいになりやすい
サテライトオフィスの設置により、仕事の管理や評価基準があいまいになるリスクが存在します。
なぜならサテライトオフィスは分散した拠点であり、通常のオフィスより直接的なコミュニケーションや管理が難しいことがあるからです。そのため、仕事の進捗状況や成果の評価基準が明確でなくなる可能性があります。
例えば、サテライトオフィスのメンバーが異なる地域にいると、コミュニケーションの頻度が少なくなったりコミュニケーションの方法に制約が生じることが考えられます。
またプロジェクトの進捗状況やタスクの優先順位を共有するのに時間がかかったり、意思疎通のミスが生じたりする可能性もあります。
評価基準が一元化されず、地域ごとに差異が生じることで、公平性や一貫性の確保が難しくなることも考えられます。
これらのリスクを踏まえ、サテライトオフィスの運営には適切な管理とコミュニケーションの仕組みを確立する必要があります。
社員間のコミュニケーションが取りづらい
サテライトオフィスの設置により、社員間のコミュニケーションが取りづらくなるリスクが存在します。
サテライトオフィスは場所が分散しており、直接的な対面コミュニケーションが少なくなるため、社員間のコミュニケーションが円滑に行われない場合があります。コミュニケーションの頻度や方法によっては情報共有やチームワークの課題が生じることがあります。
例えば、サテライトオフィスのメンバーが異なる地域にいると、対面でのコミュニケーションが難しくなります。電話やメールなどの非対面のコミュニケーションツールを使用することになりますが、直接会話することで得られる情報やニュアンスが失われる可能性があります。
そのため、サテライトオフィスの設置により、社員間のコミュニケーションが取りづらくなるリスクが存在します。
サテライトオフィスの運営には、コミュニケーションツールやプロジェクト管理ツールの活用、定期的なオンラインミーティングの実施など、適切なコミュニケーションの仕組みを確立する必要があります。
セキュリティの問題
サテライトオフィスの設置にはセキュリティの問題が存在します。
サテライトオフィスは本社から離れた場所に設置されるため、セキュリティの確保が難しくなる要素があります。物理的なセキュリティ対策や情報セキュリティ対策が不十分である場合、機密情報の漏洩やセキュリティ侵害のリスクが高まる可能性があります。
例えば、サテライトオフィスが郊外や地方に設置されていると、周囲の環境やセキュリティインフラが本社より弱い可能性があります。また、通信環境の安全性も懸念され、ネットワークの脆弱性や不正アクセスのリスクがあるため、データの送受信やオンライン作業においてセキュリティ上の問題が生じる可能性があります。
そのためサテライトオフィスではセキュリティ対策として、セキュリティポリシーやアクセス制御、データ暗号化などのセキュリティ対策を徹底する必要があります。また、従業員へのセキュリティ教育や定期的なセキュリティ監査も重要な要素となります。
業務を行うための環境整備
サテライトオフィスは本社や中央オフィスから離れた場所に設置されるため、適切な業務環境の整備が必要です。オフィス内の設備やツール、サポート体制などが不十分である場合、従業員の業務効率や生産性に影響を与える可能性があります。
例えば、サテライトオフィスでは必要な機器やソフトウェア、ネットワーク環境などを整える必要があります。従業員が快適に業務を行えるよう、デスクやチェアの提供、適切な照明や温度管理、音響環境の整備なども重要です。また、コラボレーションツールやプロジェクト管理ツールの導入、ITサポートの提供なども必要です。
さらに、従業員の業務効率や生産性を確保するためには、適切な設備やツールの提供、快適なオフィス環境の整備が必要です。サテライトオフィスでは、業務に必要な設備や環境について、本社との連携や従業員の意見を反映させることが重要です。
ITサポートやトレーニングなどを通じて従業員の業務に対するサポート体制を充実させることも大切です。
サテライトオフィスの導入事例
サテライトオフィスを導入する企業は徐々に増えつつあります。
ここではサテライトオフィスを導入した事例として3社（3か所）の例を紹介しています。
住友重機械工業株式会社田無製造所
遊休エリアをサテライトオフィス化し、社内・他拠点の知識創造と活気ある場の交流を創出するため住友重機械工業株式会社田無製造所のサテライトオフィス導入のきっかけは、東京オリンピック期間中に本社社員を受け入れる必要があるかどうかの本社からの相談でした。
最初は製造所内の会議室を開放する案も出されましたが、サテライトオフィスの構築案が提案され、人事や総務と連携して計画を進めることになりました。スペースはスパイラルラウンジとしてリニューアルされ、元々事務所として使用されていた場所を利用できました。
オフィスリニューアル前の課題として、製造所内の社員が新しい働き方や他社の環境について知識がなかったことが挙げられます。また「働き方改革」の言葉は知っていても、オフィスには直結しないという固定概念がありました。オフィス構築のポイントとしては、自分たちの仕事の状況にあわせて家具を選び、各エリアの違いを明確にしました。
オフィス構築時の苦労としては、事務所感を払拭するための工夫や運用ルールの策定がありました。ファンコイルや収納庫の隠蔽方法についてコクヨの提案を受け入れたり、運用ルールの決定に時間がかかったりしました。
オフィスリニューアル後、社員の働き方は大きく変わりました。スパイラルラウンジはミーティングやコミュニケーションの場として活用され、社員同士の交流が増えました。さらに、立って仕事をしたり、異なる作業スタイルを体験したりできるような家具が配置されました。
株式会社ダンクソフト
サテライトオフィスを活用した地方でのテレワークを実践しており、在宅勤務や部分在宅勤務、モバイルワークなどの導入形態を採用しています。従業員数は25人であり、テレワークの利用者数は20人です。会社は在宅勤務規程を整備し、全国各地にサテライトオフィスを展開しています。
また、全員が勤務場所を選択できる環境を整えています。常時テレワークを行っている従業員が多くいることで、他の社員にとってもテレワークが身近な存在となっています。
テレワーク実施時には日報やWeb会議システムを活用し、労務管理や成果の把握を行っています。さらに、情報通信環境の整備や業務プロセス、組織風土の改善にも取り組んでいます。
テレワークの導入により、ワーク・ライフ・バランスの実現や柔軟性が向上し、社員のやりがいや生活面も向上しています。またテレワークによるリソースの確保やビジネスの変革にも取り組んでおり、全国的に優秀な人材の採用や他社へのコンサルティングも行っています。
東京都産業労働局（TOKYOテレワーク・モデルオフィス）
TOKYOテレワーク・モデルオフィスは、テレワークを推進するためのモデルオフィスです。
主に都内の企業を対象にしており、
- 府中
- 東久留米
- 国立
にオフィスがあります。
オフィス内には、テレワークに必要な設備や環境が整備されています。従業員は自由にテレワークを選択し、自宅やサテライトオフィスで働くことができます。テレワークを行う際には、Web会議システムを利用して相互のコミュニケーションを図ります。
さらに、テレワーク実施の成果をクラウド上で共有し、労働生産性を向上させています。このような取り組みにより、ワークライフバランスの向上や労働環境の柔軟性が実現されています。
まとめ
- サテライトオフィスは本社や事業所と別に社員の働き方やライフスタイルにあわせて設置される
- サテライトオフィスを設置することで交通費や家賃などのコストの削減につながる
- 災害リスクの低減、人材不足の解消につながる
- 社員の評価基準、コミュニケーションの取りづらさが課題
サテライトオフィスのとは何かをメリットや課題、導入事例を交えて解説しました。
ここ最近はテレワークが増えたり、働き方の多様化も進んでいますし、今後もこの流れは続く可能性が高いです。
競合他社に出遅れないためにも、サテライトオフィスの導入をぜひ検討しましょう。
